Плецан Х.В., Піскун М.С.
Матеріали ІХ Міжнар. наук.-практ. конф.
«Гостинність, сервіс, туризм: досвід, проблеми,
інновації» (м. Київ, 14-15 квітня 2022 р.)
К.: КНУКІМ, 2022. 294 с. С.278-283.

Актуальні проблеми розвитку системи тайм-менеджменту в середовищі туристичного бізнесу

Ідея управління часом існує рівно стільки, скільки існує людство. Проблема дослідження часу знаходиться під пильною увагою цікавого людського розуму протягом всієї історії. Що таке час? Як раціонально його використовувати? Чи існує він об’єктивно? Куди він безповоротно тече? На такі запитання, що утворюють головну складність проблеми, намагалися і пробують досі знайти відповіді науковці різних галузей знань.

В Україні сьогодні відбувається активний розвиток та застосування принципів тайм-менеджменту в практичній діяльності найбільш інноваційно активних підприємств. Так, у великих містах створюються підприємства, які спеціалізуються на проведенні тренінгів і семінарів, за цією тематикою. За різними дослідженнями вітчизняного ринку, попит на такі послуги з кожним роком збільшуватиметься. На думку української дослідниці Н. Шаргородської, управління часом - це дуже складна та індивідуальна система, тому не доцільно жорстко регламентувати час посадових осіб місцевого самоврядування, не враховуючи особливості індивідуальних темпоральних характеристик та особистісного простору [1].

Існує безліч авторських методик «тайм-менеджменту». Зокрема, популярною в англомовному є методика «Впоратися зі справами» (англ. Getting Things Done), розроблена Девідом Алленом. Базою цієї методики є записування всіх поточних справ, проектів та ідей. Вона дозволяє тримати пам’ять не перевантаженою та вільною для найголовнішого. Важливим компонентом методики є прийняття рішення про те, чи є можливість щось вдіяти щодо різного роду інформації, яка надходить. Як способи реагування на нову інформацію, пропонується або заносити дату в календар, або додавати її у список поточних дій, чи розміщати у власній довідковій системі, або при не достатній важливості відкладати на непередбачуване майбутнє чи повністю відкидати [2].

Засновниками Наукової школи менеджменту Української академії наук (Scientific School of Management UAS, 2010, Lviv - Kyiv) Р.М. Скриньковський та Т.Б. Процюк [3] представлено систему визначення результату економічної діяльності «інформація - ресурс - час» і як результуючу характеристику таких параметрів з урахуванням їх взаємовпливів - рис. 1.

Рис. 1. Основні аналітичні залежності, що розкривають результативність діяльності підприємства (система визначення результату економічної діяльності "інформація - ресурс - час") [10, с.22|

де: I - інформація; R - ресурс; T - час.

На думку Р. Скриньковського [4], I, R, T - це ключові фактори (показники), які дозволяють діагностувати (або забезпечують) якість розвитку підприємства (рис. 1).

Як свідчить аналіз літературних джерел з урахуванням діючої практики, тайм-менеджмент доцільно розглядати в системі «інформація - ресурс - час» і трактувати як технологію організації та планування часу, яка базується на ефективності та продуктивності для забезпечення розвитку діяльності підприємств, відповідно до стратегічного управління та на основі використання таких бізнес-індикаторів:

• час (як економічний ресурс);
• ресурсний потенціал (фінансовий, трудовий та ін.);
• інформація (зовнішня, внутрішня).

Час - невловимий ресурс, цінність якого полягає в тому, що його можна - витрачати, вкладати, перетворюючи його в інші цінності.

Дослідження показують, що 36% (78 днів на рік) робочого часу витрачається даремно. Головними причинами експерти називають недостатнє планування та недостатній контроль. 43% свого часу керівники вищої ланки витрачають не на вирішення стратегічних питань, а на адміністрування та паперову роботу [5].

Таким чином, перед менеджерами постає завдання правильного планування та розподілу робочого часу, для ефективного виконання своїх функціональних обов’язків. При цьому вони повинні мати достатній резерв часу для вирішення раптово виниклих проблем і додаткових незапланованих завдань.

Вважається, що планування свого часу та управління ним - особиста справа кожного. Але варто врахувати, що здатність співробітника вкладатися в терміни, розставляти пріоритети та грамотно розподіляти робоче навантаження - це запорука як особистої успішності, а й ефективної діяльності підприємства. Однак при освоєнні тайм-менеджменту у більшості фахівців виникають помилки:

1. Планування обмежує свободу діяльності. Це не так. За правилами сучасного тайм-менеджменту планованим має бути трохи більше 60% часу. Інші 40% обов’язково відводяться на резерв, і навіть різні спонтанні справи.
2. Застосування тайм-менеджменту може здійснюватись без поставленої мети. Ціль - це головна опорна точка в житті людини. Однак більша частина сучасного суспільства або немає цілей, або вони дуже розмиті, що ні дозволяє як менеджерам, а й простим працівникам правильно організовувати своє життя і домагатися вирішення поставлених завдань. Тому спочатку освоєння тайм-менеджменту слід конкретизувати мети [6].
3. Користування тайм-менеджментом без певних пріоритетів. Для кожного менеджера необхідно розставити все на свої полиці, а саме, необхідно вирішити, що буде зроблено насамперед, а що в останню чергу. При цьому слід виявити, що є найважливішим, а чим можна знехтувати. Визначення того, що має значення, а що ні, часто викликає особливі труднощі і людині складно прийняти той факт, що він займається тими речами, які не принесуть особливих плодів, і відкладає у довгий ящик, те, що є справді важливим.
4. Велика кількість людей не вважають тайм-менеджмент наукою та взагалі сумніваються у його корисності. Зазвичай такі керівники відносяться до старої школи бізнесу. Їм складно адаптуватися у сучасних умовах. Необхідно не тільки начитатися книг відомих психологів, але й зрозуміти свій колектив, який чекає від керівника розуміння. Коли спілкування керівника з персоналом будується на «ти», працівники нормально не працюватимуть, тому не варто послаблювати контроль над підлеглими. Мудрість управління часом персоналу полягає у суміщенні методу батога та пряника. Керівник повинен підходити до цього питання з різних боків, як розуміючий і розумний, який готовий піти на компроміс і залишитись у виграші [7].
5. Тайм-менеджмент потрібен тільки топ-менеджерам і не потрібен простим працівникам. Наслідуючи логіку, можна сказати, що менеджери, швидше за все, колись були звичайними співробітниками, і якби вони не почали використовувати тайм-менеджмент, то не стали висококваліфікованими та успішними фахівцями. Проте справа в тому, що успішні люди поводяться інакше, ніж решта. Всі вони мають одну спільну межу, вони добре вміють керувати своїм часом.
6. Користування тайм-менеджментом без планування. Події без планування - це основна причина посередніх результатів праці та зайвої втрати часу. Тому планування дуже важливо. Чіткий план дій передбачає, що працівник бере своє завдання і розбиває її на підзавдання, виконання яких у результаті призведе до мети. Робота за заздалегідь складеним планом завжди підвищує ефективність. Наприклад, якщо менеджер не планує свого робочого дня, не організовує свою роботу - йому не вистачає часу. І навпаки, якщо менеджеру не вистачає часу, то він поспішає, не планує свій день, хапається за все відносини поспіль, намагаючись виконати все відразу [8].

Завдання менеджера полягає в оптимізації діяльності шляхом визначення пріоритетів, мінімізації часу та отримання позитивного результату. Тобто, менеджер має організувати свою діяльність так, щоб гармонійно поєднати наявні в нього ресурси, в тому числі і часові.

Завантаженість діяльності виникає при неефективному використанні часу. Накопичення невирішених завдань породжує емоційне напруження, що може з часом спровокувати стресовий стан або синдром хронічної втоми. Такий психологічний стан зменшує продуктивність та якість роботи менеджера. Послідовність і своєчасність виконання завдань допомагає знайти час для власних потреб, що в свою чергу робить життя гармонійним.

Відповідно, прийнявши рішення про пріоритетність виконання тієї, чи іншої роботи, доцільно переходити до її планування.

Згідно з тайм-менеджментом є такі етапи виконання планів [9]:

1. Формування цілей. Даний етап є найвідповідальнішим, оскільки він визначає ефективність кінцевих результатів. Напрямок подальшої роботи залежить від правильно поставленої цілі, яку потрібно формулювати чітко та конкретно.
2. Планування. Систематичне планування є запорукою ефективного розподілення часу. Занотовування планів дає змогу осягнути розмір робіт, що має бути виконаний. Робота зі списком запланованих справ, який направляє нас в потрібне робоче русло, у перший же день покращує продуктивність на 25%. При плануванні потрібно враховувати важливість і терміновість справи. До того ж, список задач допомагає краще зорієнтуватись у часі. Крім того, додавання до списку нових справ і викреслювання вже зроблених є наглядним результатом продуктивності, що мотивує та додає ентузіазму в роботі. Проте є і негативна сторона при складанні списку справ - неврахування часу для виконання. Для того, щоб усунути цей недолік, слід оцінювати, скільки часу, насправді, потрібно для виконання тієї чи іншої справи, що дає ясність і відчуття контролю над своїм часом.
3. Прийняття необхідних рішень для виконання майбутніх справ. Перед початком роботи можуть виникати суперечливі питання і для того, щоб максимально бути зосередженим на здійсненні запланованого, слід попередньо прийняти певні рішення, які дозволять працювати більш ефективно.
4. Виконання запланованих справ. Процес панування здійснюється саме з метою реалізації задумів. Саме тому після формування цілей і прийняття рішень наступає етап реалізації планів.
5. Контроль і підбиття підсумків. На цьому етапі оцінюється виконана робота і, за потреби, вносяться певні корективи.

У зв’язку з тим, що кожна людина має свої особливості, виникає потреба у формуванні індивідуальної технології управління часом з урахуванням таких механізмів [10]:

• біологічного годинника, від якого залежить те, на яку частину доби припадає максимальна активність людини;
• інтелектуального інжинірингу, під яким розуміють використання знань про людський потенціал і домінуючу півкулю мозку;
• психологічного годинника, в якому виокремлюють психологічну часову перспективу, яка включає в себе психологічне теперішнє, минуле й майбутнє та сприйняття часу як процесу формування психологічного теперішнього;
• стилю поведінки людини, який відображає моральні та етичні норми особистості і визначає її поведінку у різних життєвих ситуаціях.

Варто зазначити, що не існує універсальних систем впорядкування справ та організації свого часу. На практиці необхідно застосовувати різні способи тайм-менеджменту у їх взаємозв’язку та самостійно обирати ті методи, які дозволяють враховати індивідуальні особливості та є найбільш ефективними для конкретної особи, колективу в цілому.

Тайм-менеджмент є одним із першорядних інструментів, які використовує менеджер у своїй діяльності. Методи тайм-менеджменту, які використовуються з метою упорядкування робочого часу, є ефективними за умови систематичного дотримання відповідних принципів, використання яких допомагає менеджеру успішно виконувати свої завдання та раціонально розподіляти свій час таким чином, щоб виконувати все вчасно.

Варто підкреслити, що дієвість зазначених методів проявлятиметься лише в тому видку, коли менеджер буде свідомо налаштований на роботу, буде мотивований та готовий рішуче вирішувати виникаючі проблеми. Невід’ємною частиною роботи успішного менеджера є самоменеджмент як постійне покращення своїх навичок та ефективне використання часу, оскільки його професіоналізм впливає на організацію роботи всього підприємства, а отже і на його ефективність.

Список використаних джерел

1. Шаргородська Н.Л. Організація професійної діяльності й управління часом посадових осіб органів місцевого самоврядування // Актуальні проблеми державного управління. 2008. Вип.1(33). С.276-285.
2. Аллен Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Пер. с англ. М.: ИД "Вильямс", 2007. 368 с.
3. Скриньковський Р.М., Процюк Т.Б. PS-менеджмент: концепція та еволюція // Економіка. Фінанси. Право. 2013. №8. С.15-23.
4. Тайм-менеджмент. Самоменеджент в сфері туризму: навч.-метод. комплекс / укл. Х.В. Плецан. К.: Ліра-К, 2018. 140 с.
6. Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы. СПб.: Питер, 2012. 432 с.
7. Нестік Т. Командотворчий тайм-менеджмент: горизонти управлінням часу організації // Кадрова служба та управління персоналом підприємства. 2013. №4. С.8-20.
8. Трейси Б. Результативный тайм-менеджмент. Эффективная методика управления собственным временем. М.: Омега-Л, 2013. 315 с.
9. Прохорова В.В., Платонова Ю.С. Самоменеджмент керівника при формуванні стилю управління // Концепт. 2016. №6. С 60-67.
10. Калініченко Л.Л. Особливості впровадження тайм-менеджменту на підприємстві // Молодий вчений. 2017. №4.4(44.4). С.60-63.
11. Євдокимов В.О., Конотопцева Ю.В. Основи планування тайм-менеджменту державного службовця // Теорія та практика державного управління. 2016. Вип.2. С.171-177.