Шевчук В.В.
Матеріали Х Міжнар. наук.-практ. конф.
«Гостинність, сервіс, туризм: досвід, проблеми,
інновації» (м. Київ, 6-7 квітня 2023 р.)
К.: КНУКІМ, 2023. 478 с. С.468-473.
Інноваційні методики та практики дистанційного менеджменту як інструмент підвищення ефективності управління персоналом в туристичному бізнес-середовищі
Дистанційний менеджмент може бути викликом, але також надає багато можливостей для підвищення ефективності управління персоналом в туристичному бізнес-середовищі. Інноваційні методики та практики, такі як використання віртуальних команд, автоматизація рутинних процесів, використання аналітики та даних, підтримка здоров’я та добробуту співробітників, ефективна комунікація та розвиток лідерських компетенцій, можуть допомогти в управлінні персоналом на відстані та досягненні кращих результатів в туристичному бізнес-середовищі.
Для реалізації дистанційного менеджменту необхідні відповідні інструменти та технічну інфраструктуру для забезпечення ефективної комунікації, співпраці та керування на віддаленому робочому місці. Це може включати використання електронної пошти, відеоконференцій, спільних облікових записів, проєктних менеджерів та інших цифрових інструментів. Використання платформ для спілкування, таких як Slack, Microsoft Teams, Google Hangouts або інші, дозволяє співробітникам спілкуватися в режимі реального часу, обмінюватися ідеями, співпрацювати над проєктами та взаємодіяти на відстані. Використання відео-конференційних інструментів, таких як Zoom, Microsoft Teams, Skype або інші, дозволяє здійснювати віртуальні зустрічі, зустрічі з командою, відділом чи клієнтами, що сприяє більш ефективній комунікації та взаєморозумінню. Використання проєктних менеджерів та систем керування проєктами, таких як Trello, Asana, Basecamp або інші, дозволяє команді взаємодіяти, співпрацювати та керувати проєктами в режимі реального часу, надаючи зручний спосіб організації та відстеження роботи. Використання електронної пошти та спільних документів, таких як Google Docs, Microsoft Ofce 365, Dropbox або інші, дозволяє співробітникам обмінюватися інформацією, документами та виконувати спільну роботу над документами в реальному часі як це показано на рисунку 1.
Рис. 1. Загальна схема інструментів для реалізації ефективної роботи туристичного підприємства при дистанційній формі роботи
Сформовано автором.
Необхідно визначитися з процедурами комунікації між співробітниками та керівництвом на віддаленому робочому місці. Вони можуть включати регулярні зустрічі-відеоконференцій, використання спільних комунікаційних платформ, таких як Slack або Microsoft Teams, а також встановлення структурованих розкладів звітності, які дозволяють співробітникам та керівництву бути в курсі робочих процесів та виконання завдань. Чат-платформи, такі як Slack, Microsoft Teams або інші, для швидкої та неформальної комунікації між співробітниками та керівництвом. Вони дозволяють швидко розв’язувати питання, обмінюватися ідеями та ділитися важливою інформацією в режимі реального часу. Спільні документи, такі як Google Docs, Microsoft Ofce 365, Dropbox або інші, для співпраці та обміну документами між командою та керівництвом. Це спрощує взаємодію, забезпечує доступ до актуальних даних [1].
Відповідні інструменти для керування проєктами, такі як цифрові дошки, спільні проєктні менеджери, системи трекінгу завдань та інші інструменти для ефективного планування, виконання та моніторингу проєктів на віддаленому робочому місці. Існує багато інструментів для керування проєктами, які можуть бути використані на віддаленому робочому місці.
Підкреслимо, що інструменти дистанційного менеджменту сприяють командам ефективно планувати, виконувати та моніторити проєкти на віддаленому робочому місці. Важливо вибрати ті інструменти, які найкраще відповідають потребам вашої команди та забезпечують зручну спільну роботу та комунікацію між співробітниками та керівництвом. Навчання та підтримку співробітникам в розвитку навичок віддаленої роботи необхідно надавати постійно. Постійне покращення навичок забезпечить збереження швидкості розвитку підприємства відповідно вимог часу. Це може включати навчання з ефективного використання цифрових інструментів, управління часом, комунікаційні навички, а також підтримку в розвитку робочої дисципліни та самомотивації. Одним з інструментів навчання можуть стати вебінари – це живі онлайн-презентації, які дозволяють віддаленим працівникам брати участь у навчальних заходах, слухати лекції, ставити питання та взаємодіяти з тренером або іншими учасниками. Популярні платформи для проведення вебі-нарів включають Zoom, Microsoft Teams, Google Meet та інші. А також електронні навчальні платформи – це веб-сервіси, які дозволяють створювати та розповсюджувати навчальний контент в цифровому форматі. Вони можуть містити відеоуроки, тестування, завдання та інші матеріали для навчання. Деякі популярні електронні навчальні платформи включають Moodle, Canvas, Blackboard та інші [2]. Забезпечити регулярну комунікацію зі співробітниками щодо вимог та очікувань, і забезпечити можливість для них ставити питання та отримувати зворотний зв’язок. Використання онлайн анкет та опитувань, таких як Google Forms, для збору відгуків та питань від співробітників може бути ефективним способом отримання зворотного зв’язку від багатьох співробітників одночасно. Доступність для особистих консультацій та відкритих дверей, де співробітники можуть звертатися зі своїми питаннями, думками та пропозиціями, може сприяти встановленню ефективного зв’язку та забезпечити можливість ставити питання та висловлювати свої думки.
Забезпечення зміцнення командного духу та корпоративної культури на віддаленому робочому місці. Використовуйте спеціальні заходи, такі як віртуальні тіімбілдингові заходи, віртуальні соціальні заходи, відкриті форуми для обміну думками та ідеями, а також забезпечуйте доступ до внутрішніх ресурсів та матеріалів, які сприяють побудові командного духу. Використання спеціалізованих комунікаційних каналів, таких як внутрішні соціальні мережі, комунікаційні форуми або групи в месенджерах, де співробітники можуть обмінюватися ідеями, новинами, фото та іншою інформацією, може створити спільний простір для комунікації та взаємодії.
Відповідальність за забезпечення балансу між роботою та особистим життям лежить як на співробітниках, так і на керівництві. Забезпечення гнучкості у робочому графіку, розробку та дотримання робочих годин, підтримку фізичного та психологічного здоров’я співробітників, а також раціональний підхід до розподілу робочих завдань [3]. Використання заходів безпеки даних та конфіденційності для захисту інформації підприємства та клієнтів, встановлення процедури для захисту конфіденційної інформації, використання безпечних засобів зв’язку та обміну даними, спряють формуванню кібербезпеки. Ці рекомендації можуть служити основою для ефективної реалізації дистанційного менеджменту на туристичному підприємстві. Важливо розробити цілісний план дій, враховуючи конкретні особливості вашого підприємства та команди. Додатково, можна розглянути впровадження спеціалізованого програмного забезпечення для комунікації, співпраці та відстеження роботи, такого як проектні менеджери, онлайн-інструменти співпраці, відеоконференції та інші технологічні рішення.
Розглянувши усі аспекти, пропонуємо модель дистанційного менеджменту на туристичному підприємстві, що має відповідну структуру як це зазначено у таблиці 1.
Таблиця 1. Складові дистанційного менеджменту + допоміжні інструменти
| Складова | Опис | Допоміжні інструменти |
| Організація | Процес організації дистанційного менеджменту на туристичному підприємстві передбачає впровадження технологій та практик, що дозволяють управляти туристичним бізнесом на відстані, без необхідності фізичної присутності менеджерів на місці роботи | Платформи для комунікації та співпраці, такі як Slack, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meet, Hangouts, та інші |
| Планування | Необхідно створити план дій та контролю виконання, орієнтуючись на поставлені завдання та дедлайни. Розподілити завдання між співробітниками, враховуючи їхні компетенції та можливості. Кожен співробітник має чітко знати свої обов’язки та відповідальність | Інструменти для планування та керування проектами, такі як GanttProject, Smartsheet, Airtable, Trello, та інші |
| Зв’язок | Віддалені співробітники відчувають, що їхня думка та пропозиції є важливими, що підвищує їх мотивацію та залученість до проєкту. Зв’язок дозволяє вчасно виявляти проблеми та негативні моменти в роботі, що дозволяє швидко їх вирішувати. Дозволяє отримувати відгуки від клієнтів та користувачів продукту, що дозволяє підвищувати якість продукту та вдосконалювати його | Електронна пошта та календарі, такі як Gmail, Outlook, Yahoo Mail, та інші. Інструменти для обміну файлами та документами, такі як Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, та інші. Соціальні мережі, такі як Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, та інші, для зв’язку та спілкування зі співробітниками. Месенджери, такі як WhatsApp, Telegram, Viber, та інші |
| Завдання | Якщо задача чітко сформульована, то співробітники зможуть зрозуміти, що від них очікується, і виконати роботу належним чином. Чітка постановка задач допомагає уникнути зайвих запитань та виконувати роботу швидше та ефективніше. Якщо задача чітко поставлена, то співробітники більш свідомо ставляться до своєї виконавчої ролі та відповідальності за результат | Системи керування знаннями та документами, такі як Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, та інші |
| Перевірка | Перевірка роботи співробітників дозволяє керівникам виявити сильні та слабкі сторони працівників та забезпечити їхній подальший розвиток та підвищення кваліфікації. Керівники повинні мати можливість перевірити роботу своїх співробітників, щоб забезпечити якість виконаної роботи та дотримання встановлених стандартів. Це важливо для забезпечення ефективності та успішності дистанційної роботи | Інтерактивні дошки та інструменти для спільної роботи, такі як Mural, Miro, Stormboard, Conceptboard, та інші. Інструменти для відстеження часу та продуктивності, такі як Toggl, RescueTime, TimeCamp, Hubstaf, та інші |
| Живе спілкування | Зустрічі в режимі реального часу допомагають уточнити різні аспекти завдань, про які може бути не зовсім зрозуміло в електронному вигляді. Жива комунікація дозволяє пояснити деталі, відповісти на запитання та уточнити очікування. Комунікація у реальному часі допомагає створити атмосферу довіри та взаєморозуміння, що важливо для підтримки психологічного комфорту та мотивації працівників | Програми для відео та аудіо-конференцій, такі як Skype, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Hangouts, та інші |
Сформовано автором.
Запропонована модель дистанційного менеджменту може бути дуже корисною для суспільства та бізнесу, оскільки вона надає можливість ефективно керувати проєктами та командами з використанням сучасних інструментів та технологій. Загалом, модель дистанційного менеджменту може бути важливим інструментом для досягнення успіху в бізнесі та розвитку суспільства, забезпечуючи більш ефективне та гнучке керування командами та проєктами, а також зменшуючи витрати та розширюючи можливості для співпраці.
Таким чином, інноваційні технології та інструменти, такі як проєктні системи, онлайн-інструменти співпраці, системи відеоконференцій, хмарні засоби збереження та обміну даними тощо, можуть сприяти ефективному дистанційному управлінню персоналом в туристичному бізнес-середовищі. Вони дозволяють ефективно координувати роботу команди, взаємодіяти, обмінюватися документами та інформацією, відстежувати процеси та результати роботи, що підвищує ефективність та продуктивність управління персоналом на відстані.
Список використаних джерел
1. 15+ найкращих програм для управління проектами 2023 року. URL: https://www.bloggersideas.com/uk/best-project-management-software/.
2. Laaksonen H., Backstrom T. Finnish Remote Leadership in Home Care during the Pandemic // Athens Journal of Social Science. 2022. Vol.9.
3. Guidance for Managers: Managing Your Team Remotely. URL: https://www.hr.admin.cam.ac.uk/files/managing_your_team_remotely.pdf.
4. Плецан Х.В. Дистанційний менеджмент як потреба і проблема діяльності закладів креативних індустрій в умовах війни // Феномен культури постглобаліхму: Матеріали ІІІ Міжнар. наук.-практ. конф. (м. Київ, 22 листопада 2022 р.). К.: МДУ, 2022. С.39-43.