5 причин, по которым стоит подключить отелю PMS-систему

19.02.2023

Функционирование современных гостиничных комплексов и отелей нуждается в тщательном, систематизированном учете и контроле. И это касается не только определения заполняемости номерного фонда, но и управления персоналом, закупки необходимых расходных материалов и многого другого. Для того, чтобы обеспечить выполнение всех вышеназванных пунктов, и создать для гостей достойный уровень отдыха, в наши дни используется множество инновационных программных решений администрирования. Наиболее популярным среди них выступает PMS.

PMS-система

Система управления собственностью

Именно так на русский язык переводится английское словосочетание «Property Management System» или, сокращённо - PMS. Благодаря использованию данного программного решения становится возможным:

  • эффективно работать с бронированиями и гостями (контролировать регистрацию, заселение и выезд гостей), даже при большом наплыве посетителей, регулировать параметры и качество взаимодействия с клиентами (тарифы, скорость регистрации и размещения и др.);
  • производить оптимизацию рабочих процессов, улучшая качество сервиса;
  • за минуты составлять необходимую отчётность;
  • прогнозировать доходность отеля;
  • быстро просматривать наличие свободных номеров;
  • автоматизировать бухгалтерскую отчётность и отправку данных;
  • предлагать постоянным гостям различные скидки и бонусы;
  • выдавать постояльцам электронные ключи;
  • определять необходимость обслуживания номеров.

Автоматизация рутинных процессов и контроль за стратегически важными для деятельности отеля функциями позволяет бизнесу эффективнее адаптироваться под требования постояльцев, что, в долгосрочной перспективе является прямым способствованием росту его востребованности, а следовательно и доходности для владельца.

Регулирование деятельности гостиницы и отеля

В своей базовой версии PMS, как правило, включает в себя:

  • функционал, обеспечивающий полноценную деятельность стойки ресепшена;
  • аналитику по номерному фонду и работе отеля;
  • бухгалтерскую отчетность;
  • возможность удалённого доступа к системе для ответственных лиц (владельцев отеля, управляющих, администраторов);
  • возможность бронирования и быстрой регистрации гостей с передачей необходимых данных в МВД;
  • ведение базы гостей;
  • систему лояльности;
  • функционал управление ценами (в том числе для внешних сервисов).

В зависимости от специфики деятельности отеля, возможно подключение дополнительных модулей, для решения большего числа задач.

Причины, определяющие важность установки Property Management System

PMS-система, как уже говорилось выше, за счёт автоматизации большинства процессов, улучшает работу гостиниц и отелей. Среди несомненных плюсов таких программ можно выделить ряд весомых доводов, почему их стоит установить:

  1. PMS универсальны. Одна программа с равной эффективностью справляется с учётом номеров, администрированием деятельности персонала, менеджментом бронирования и многим другим. Благодаря Property Management System заявки на бронирование, регистрация, замечания постояльцев обрабатываются гораздо быстрее, чем при использовании «традиционных» вариантов обработки информации.
  2. Наличие оперативной и компетентной техподдержки. Любые возникающие сложности в работе системы быстро урегулируются сотрудниками технической поддержки разработчика.
  3. Исключение овербукинга (бронирования одного и того же номера сразу несколькими постояльцами). Автоматизация процессов бронирования, регистрации и учёта постояльцев исключает влияние человеческого фактора.
  4. Вся необходимая информация сохраняется в «облаке». В связи с этим утеря данных (что имеет вероятность в случае со стационарными или бумажными носителями) исключена.
  5. Специальные модули позволяют отслеживать отзывы об отеле в Интернете и отвечать на них, что позволяет эффективно заботиться о репутации отеля и индексировать его популярность у потребителей.

Однозначно утверждать то, что какая-то из систем администрирования отелей гостиниц (а их существует достаточное количество) приоритетна - нецелесообразно. Определяющее значение здесь имеет специфика отеля и ожидания его владельца касательно функционала и возможностей. В наши дни многие разработчики предлагают потребителям пробный период, что позволяет оценить удобство их продукта и принять решение о дальнейшей работе.